Sistem Informasi Oleh Bang Alee

1.      Resume / ringkasan

SIM adalah suatu sistem yang meneyediakan informasi untuk menejer secara teratur. Dan informasi ini bermanfaat sebagai dasar untuk kegiatan pemantauan, dan penilaian kegiatan serta hasil – hasil yang dicapai. Menurut Gordon Davis (1994), mengartikan sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Mcleod (1995) mendefinisikan Sistem Informasi manajemen (SIM) sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

Hal – hal yang perlu mendapatkan perhatian dalam SIM adalah :

1.      Perlu didefinisikan jenis informasi yang dibutuhkan

2.      Perlu ditentukan sumber data dan informasi yang dibutuhkan

3.      Perlu ditentukan siapa yang membutuhkan informasi dan kapan.

4.      Perlu dikomunikasikan informasi itu secara tepat, terpercaya kepada para pengguna.

Beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainya: 1) uniformity; 2) lengkap; 3) Jelas dan 4) tepat waktu.

SIM yang efektif adalah SIM yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik. Hal tersebut dapat tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai kebutuhan, baik secara jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya.

KONSEP DASAR

1.      Pengertian

Tiga konsep Sistem Informasi Manajemen yang saling berkaiatan, ketiga konsep itu adalah :

1.      Menurut Gordon B. Davis (1974) yang dialih bahasakan Aceng Muhtaram Mirfani dalam “ Sistem Informasi pendidikan dan Ketatausahaan Sekolah “ dari buku Administrasi Pendidikan (1992 : 128) bahwa : Sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

2.      Menurut Suhardiman Yuwono dalam Ensiklopedi Administrasi (1989: 264) adalah keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pemimpin untuk keperluan pelaksanaan fungsi manajemen bagi pmimpin terutama dalam menentukan keputusan yang tepat.

3.      Menurut The Liang Gie (1976) sebagai : Keseluruhan jalinan hubungan dan jaringan lalu lintas keteranagan – keteranagn dalam organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keteranagan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan, sampai penyebaran kepada para pejabat yang dapat berkepentingan dapat melaksanakan tugas – tugas dengan sebaik – baiknya dan berakhir pada pimpinan untuk mebuat keputusan yang tepat dan cepat.

Dari pengertian – pengertian di atas penulis menyimpulkan bahawa konsep sistem informasi manajemen memiliki beberapa karakteristik :

1.      Dalam suatu organisasi terdapat bagian khusus sebagai pengelola SIM

2.      SIM merupakan jalinan laulintas data dan nformasi dari setiap bagian di dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM

3.      SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi melalui satu bagian SIM

4.      SIM merupakan segenap proses yang mencakup : a)pengumpulan data; b)pengolahan data; c)penyimpanan data; d)pengambilan data; e) penyebaran informasi dengan cepat dan tepat

5.      SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pimpinan dapat membuat keputusaan dengan cepat dan tepat.

6.      Komponen – Komponen Sistem Informasi Manajemen

Unsur – unsur SIM meliputi unsur sistem, unsur informasi, unsur manajemen

1.      Sistem

Sistem adalah seperangkat komponen yang terdiri dua atau lebih, yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama. Pengertian ini sejalan dengan yang dikemukakan oleh Prajudio Atmosudirdjo (1979 : 231)

Jika suatu sistem tertentu diidentifikasi, maka sering terdapat sejumlah sistem yang lebih kecil, yaitu yang dinamakan subsistem. Bila terus didanalisis, akan sampai pada elemen – elemen dasarnya. Seperti yang dijelaskan oleh Burch dan Strater ( 1974:9)

Setiap bagian dalam organisasi selalu membutuhkan keputusan yang cepat dan tepat. Juga membutuhkan bagian – bagian yang lain untuk membuat keputusan, apalagi top manajernya. Keputusan yang dicetuskan sangat tergantung pada data – data /informasi dari berbagai subsistem. Maka disinilah perlu dirancang sistem informasi manajemen, sehingga ajaransistem dapat dianggap sebagai metode untuk memecahkan masalah.

Dengan menggunakan pendekatan sistem dalam proses manajemen, diharapakan pengelolaan data dapat dihasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan melalui analisis yang rasional dan ilmiah.

1.      Informasi

Merupakan unsur inti dalam sistem informasi manajemen. Karena informasi inilah yang dijadikan sebagai sistem, dan dikelola dengan pendekatan sistem. Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Data merupakan bentuk jamak dari datum, yang berarti “kenyataan, catatan”.

Data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna menyususn keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan.

Pengertian data dalam sistem informasi manajemen, merupakan hasil dari kajian – kajian ilmiah dan dapat didapatkan secara ilmiah pula. N.A. Ametembun (1980:137).

Proses penyajian informasi yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data sampai kepada terciptanya informasi yang diterima pembuat keputusan, perlu dikelola dengan baik. Seperti gambaran dari R. Coleman dan M.J. Riley (1973:135)

Perlu dipahami bersama bahwa informasi yang dimaksud dalam hal ini adalah data – data yang telah diolah menjadi bentuk yang bermakna bagi penerima dan berguna bagi pembuatan keputusan – keputusan, sekarang dan yang akan datang.

Implemen tasi dalam proses disekolah seperti bila catatan mingguan seorang guru tentang kehadiran siswa selama satu catur wulan yang belum atau tidak dikaitkan dengan kepentingan suatu tindakan, seperti apa yang harus diambil terhadap siswa tertentu yang absen sebanyak sekian kali, hanyalah merupakan data berkala. Akan tetapi disaat keputusan harus dibuatnya, manakala seorang siswa absen melebihi ketentuan toleransi yang di bolehkan, maka dari data tersebut guru akan memperoleh informasi setelah setelah terlebih dahulu melakukan pemeriksaan, pemilihan dan perhitungan. Artinya ada proses tertentu yang ditempuh sehingga data yang digunakan itu memberi makna bagi pengambilan keputusan.

Berikut ini adalah gambaran data yang diolah dengan proses komputer menjadi informasi, yang menunjukan hubungan fakta, data, arsip dan informasi.